GuestPost Ruben Marian: 10 principii esențiale pentru o delegare eficientă

Când m-au provocat cei de la LEADImpact să scriu un articol pentru blogul lor, gândul meu a fugit instant spre liderii care vor să fie eficienți și liberi.

Așa am ajuns să scriu despre cele 10 principii esențiale ale unei delegări eficiente, principii care te vor elibera de stresul zilnic și te vor ajută să îți atingi potențialul maxim ca lider.

Știu că adesea te simți copleșit, sub povara propriilor idei și proiecte. Parcă mereu sunt mai multe idei decât timp, energie și capacitate de implementare. 

Într-o societate în care regulă de bază e profitul, iar competiţia este foarte puternică, mulţi lideri de organizații ajung să sufere de surmenaj prin muncă. 44% dintre lideri ajung într-o stare de oboseală extremă cauzată de stres, efort psihic prelungit și lipsă de odihnă. De aici derivă dureri de cap, nervozitate, o semnificativă scădere a posibilității de concentrare, surmenaj și epuizare.

E normal să vrei să te simți important și valoros rezolvând probleme importante pentru organizație, dar de ce ai vrea să fii ocupat cu urgențe, cu stingere de incendii? De ce ai vrea să îți pierzi sănătatea luând mai multe responsabilități asupra ta, când ai putea alege să înveți să delegi eficient?

Dacă delegi doar 30% din ceea ce faci ca lider, poți sa iți dublezi organizația

Cum ar fi să ai libertatea să alegi, să ai timp pentru a gândi, a analiză și a investi în lucruri cu adevărat importante pentru tine? Cum ar fi să ai timp pentru a analiza și identifica cauzele problemelor din organizație?

Ce este delegarea?

Să împuterniceșți și să dai autoritate unei persoane din organizație, astfel încât aceasta să livreze un rezultat bine definit, într-un interval de timp asumat și cu consecințe clare pentru îndeplinire.

Scopul delegării: maximizarea potențialului tău ca lider

Timpul tău este cea mai prețioasă resursă, una ireversibilă și neregenerabilă. Dacă ai timp, poți să generezi mai mulți bani, dar oricâți bani ai avea, nu poți să îți cumperi mai mult timp.

Delegarea este una din abilitățile esențiale ale unui lider eficient. Dacă nu înveți să delegi, îți vei limita creșterea și dezvoltarea organizației tale.

Mit: Doar dacă mă implic eu personal iese bine

Te gândești și tu adesea că dacă nu te implici personal în rezolvarea sarcinilor, nu veți mai produce la aceeași calitate? Sau că până când explici cuiva ce este de făcut și taskul pe care vrei să-l delegi, mai bine faci tu?

Ai îndoieli că ar fi alții din echipă capabili să rezolve mai bine sau mai eficient ce este de făcut? Care este cel mai rău lucru care se poate întâmpla?

Renunță la frică! Timpul tău, liniștea ta, sunt cele mai prețioase. Beneficiile delegării sunt mult mai mari decât ceea ce ar putea să meargă rău dacă tu nu ești 100% implicat.

Fundamente Delegare

Este esențial, pentru creșterea și dezvoltarea ta ca lider, să devii bun la delegare. Fundamentele delegării eficiente îți vor aduce multe beneficii, atât în viață personală, cât și în cea profesională.

Fundament 1: Înțelegerea identității, scopului și misiunii personale

Că să poți să delegi eficient ai nevoie să fii sigur pe tine ca lider, să îți cunoști identitatea, scopul și misiunea. Dacă îți este frică de faptul că, într-o zi, cei către care delegi pot să devină mai buni decât ține și chiar să-ți ia locul, atunci vei delega doar rezultate cu un impact minor asupra organizației și vei ține la tine cel mai importante rezultate.

Dacă vrei să dezvolți o viziune măreață, cu un impact puternic în lume, la care să vrei să se alăture oameni excepționali, ai nevoie să îți cunoști identitatea, scopul în viață și să ai timp să le clarifici.

Fundament 2: Rolul tău ca lider

Rolul tău ca lider într-o organizație este să stabilești clar viziunea și obiectivele, iar mai apoi să te asiguri că ai în echipa oameni buni către care poți să delegi. Este responsabilitatea ta să alegi țintele și obiectivele pentru organizație. Unde vrei să ajungi în următorul an, dar în următorii 5 ani, 10 ani?

Ai nevoie de claritate pentru analiză, strategie și planificare. Provocarea ta este să ții focusul astfel încât să nu deraiați în prea multe direcții. Rolul tău este să stabilești CE este de făcut, CINE să facă și CE-ul cu care provoci. 

Fundament 3: Cine vs. Cum

Când delegi, nu trebuie să știi neapărat cum se va ajunge la rezultatul pe care vrei să îl obții. Rolul tău ca lider nu este să știi CUM se face totul în organizație. Ai însă nevoie de oameni buni, care se descurcă singuri și către care să poți delega.

Când ești la început de drum, într-un business sau într-o organizație, nu prea ai opțiunea de a delega. Începi prin a le face tu pe toate. Acesta este și motivul pentru care știi deja CUM se fac toate lucrurile. Te încearcă o frică naturală de a pierde ceea ce ai construit până acum, fie că e vorba de resurse, poziție sau control.

Dar oare cum s-ar schimba performanțele voastre dacă ai înlocui întrebarea CUM cu CINE? Cu alte cuvinte, în loc să te gândești la CUM să faci, să te gândeșți la CINE ar putea să facă asta.

10 principii esențiale ale unei delegări eficiente

1. Alege ce vrei să delegi

Ca lider, ar trebui să îți folosești timpul în cel mai eficient mod, rezolvând probleme critice ale organizației și sarcini pe care doar tu le poți face. Este important să știi care sunt lucrurile care țin exclusiv de tine și care sunt cele pe care ai putea să le delegi. Deleagă tot ceea ce ar putea să fie făcut de altcineva din organizație. Înainte să te apuci de un lucru, pune-ți întrebarea: sunt eu singurul care ar putea să facă asta? Cine altcineva din organizația mea are competențele necesare? Cui pot să deleg? Cine ar putea să facă bine asta?

Ia-ți timp și calculează valoarea timpului tău, află cât produci pe ora și apoi gândește-te dacă merită să aloci tu timp pentru acel task sau să-l delegi. Creează-ți un sistem clar de prioritizare a sarcinilor.

2. Recrutează oameni buni și cunoaște-ți echipa

Recrutează oameni buni și fă-ți timp pentru a-ți cunoaște cât mai bine membrii echipei. Este important să le cunoști punctele tări și punctele slabe, astfel încât să le vezi potențialul maxim. Deleagă apoi sarcinile potrivite celui cu abilitățile necesare, cu scopul de a-l pune în valoare și de a-i dezvoltă potențialul.

Atunci când delegi, ai nevoie de oameni buni care se descurcă singuri. Pentru asta este important să dezvolți continuu echipa. Dacă vrei să te înconjori cu o echipa care să te completeze și care să lucreze sinergic, caută să identifici și să atragi oameni buni, cu potențial.

Sunt sigur că îți dorești că oamenii cu care lucrezi și către care delegi să nu ceară mult ajutor și implicare din partea ta, deoarece se descurcă singuri. Acestor oameni nu trebuie să le arăți tu oamenilor cu care lucrezi cum se face, pentru că ei au deja know-how-ul necesar.

Dacă vrei să devii un lider eficient și productiv, vei angaja oameni de nivelul tău sau mai sus. Este responsabilitatea ta să faci recrutări de top, pentru că să dezvolți o echipa puternică.

3. Începe întotdeauna cu: De ce?

Explică de ce delegi! Nu ai vrea că oamenii tăi să creadă că iar ai chef să le dai de lucru, doar că să te afli în treabă. Oferă claritate asupra motivelor pentru care delegi anumite sarcini unui angajat.

Prezintă beneficiile și avantajele pe care le are angajatul însărcinat cu îndeplinirea acelor task-uri. Sunt cazuri în care îți doreșți că oamenii să dezvolte noi abilități sau să-și asume noi responsabilități, pentru că urmărești să îi promovezi. Menționează și criteriile pentru care l-ai ales, aducând în discuție calitățile sale relevante.

4. Seteaza obiective clare și realizabile

Pentru ca delegarea să fie eficientă este nevoie că obiectivele să fie clar stabilitate și să fie realizabile. Este foarte demotivant pentru oameni atunci când setezi obiective nerealizabile.

Fii cât mai explicit cu sarcina pe care o delegi. Este clară țintă? Este clar obiectivul? Sunt clare limitele în care are putere decizională? Persoana către care ai delegat înțelege cum se va măsura succesul? Are resursele necesare pentru a finaliza cu succes sarcina? Te-ai asigurat că a înțeles ce i-ai comunicat?

Dacă răspunsul este afirmativ la toate aceste întrebări, atunci poți să treci mai departe.

5. Stabilește un termen clar

Când delegi ai nevoie să setezi un termen împreună cu persoana către care delegi. Când persoana către care delegi nu îți poată da un termen, stabiliți momentul în care se poate comunica un deadline.

După ce afli termenul în care pot fi realizate sarcinile, întreabă-l cum ar putea să facă aceleași task-uri în jumătate din timp, ce condiții ar fi necesare ca acest lucru să se întâmple. Apoi negociați și setați clar, definit și asumat un termen limită.

6. Setează consecințe pentru neîndeplinire

Pentru ca delegarea să fie eficientă, este nevoie de consecințe clare și asumate pentru neîndeplinire.  Persoana către care delegi trebuie să își asume consecințele în cazul în care nu se întâmplă rezultatul în termenul clar stabilit. Dacă nu există consecințe, nu există nici control asupra rezultatului și a termenului de îndeplinire.

7. Împuternicește și oferă autoritate

Asigură-te întotdeauna că cel către care delegi are autoritatea necesară pentru a livra rezultatul cerut. Informează oamenii din echipă, ca aceștia să cunoască nivelul de autoritate al celui către care ai delegat, astfel încât să i se acorde întreg suportul fără să i se bage bețe în roate.

Nu uita că poți împuternici doar oameni care au competențe suficiente și potrivite. Dacă este un om nou, trebuie să îl instruiești înainte să îi delegi responsabilități.

Foarte important este ca dacă îi ceri cuiva 100% responsabilitate, să-i oferi și 100% autoritate. Altfel îl supui unui chin. Să acorzi autoritate înseamnă inclusiv responsabilitatea de a acționa în numele tău, acesta fiind unul dintre motivele pentru care trebuie să ai mare încredere în cel împuternicit.

8. Stabilește un cadru clar și planificat de comunicare

După delegare, este nevoie să stabilești un cadru clar și planificat pentru comunicarea cu persoana către care ai delegat. Vrei să te întâlnești cu oamenii în contexte clare, stabilite și periodice precum: întâlniri săptămânale, întâlniri lunare sau alte meeting-uri care să îi mențină pe oameni pe drumul cel bun. Ca lider, tu ești responsabil să controlezi contextele.

Ca oameni, vrem să ne simțim importanți, de aceea ne place să ni se ceară ajutorul. Vei fi tentat să îți ajuți oamenii când vin la tine pentru ajutor și, fără să vrei, ai să te trezești că te-ai încărcat cu problema lor. Dacă vrei să te asiguri că oamenii către care ai delegat sunt pe drumul bun spre țintă, trebuie să fii pentru ei consultant, coach, nu să le spui cum se face.

Dacă vrei că oamenii tăi să își asume responsabilitatea, să crească și să se dezvolte, atunci trebuie să le dai șansa să se descurce. Dacă le spui oamenilor cum să-și facă treaba, lor le-ar putea fi mai ușor, dar tu vei rămâne blocat și nu vei putea să crești și să te dezvolți ca lider. Provocarea cea mai mare pentru tine este să rămâi în zona de expertiză, așa că va trebui să te abții să le mai spui oamenilor cum să-și îndeplinească sarcinile.

9. Măsoară Progresul

Persoana către care ai delegat trebuie să înțeleagă cum va fi măsurat succesul. Este nevoie să stabilești indicatorii pe care îi vei analiza pentru a menține controlul asupra rezultatului.

Asigură-te că monitorizezi eficient atingerea rezultatelor pe care le-ai delegat. Măsurarea progresului este un lucru extrem de important. Ai nevoie să știi la fiecare pas unde ești și ce mai ai de făcut pentru a ajunge la destinație. Rezultatele trebuie să fie transparente și vizibile. Este important să îți păstrezi oamenii focalizați pe rezultat în fiecare zi.

10. Oferă feedback!

Feedback-ul este o parte importantă a procesului de delegare deoarece este un context foarte bun de învățare. Oferă feedback atât pe parcursul procesului, cât și la final. Încurajează oamenii atunci când iau decizii corecte și ajută-i să îndrepte acțiunile negative.

Feedbackul negativ se dă doar între patru ochi, pentru a reduce intrarea în defensivă și pentru a maximiza învățarea. Oferă feedback în contextele structurate de comunicare stabilite împreună.

La final nu uită să mulțumești oamenilor și să le recunoști rezultatele, de preferabil în public. Astfel îi vei încuraja și pe alții să-și asume mai multe responsabilități. Nu uita, scopul delegării este maximizarea potențialului tău ca lider

Cu prietenie,

Ruben Marian

Ruben Marian este un tânăr antreprenor din Cluj-Napoca, pasionat de afaceri, leadership și dezvoltare personală. Este implicat în mai multe afaceri cu o cifra de afaceri pe grup de peste 10 milioane Euro.

În 2006 a fondat compania UTILBEN , care a crescut de la 1 angajat la peste 45 de angajați, fiind astăzi principalul importator de utilaje second hand din România. Pe lângă UTILBEN,  Ruben a fondat GO HAIR, companie românească care produce brandul de tratamente profesionale pentru par  REGIVERO și AGRIBEN, companie specializată în agricultură ecologică.

Viziunea lui este să vadă România transformată prin afaceri făcute cu integritate și caracter. Este un militant al eticii în afaceri și crede că se pot face afaceri corecte şi de succes în România. Contribuie la o schimbare pozitivă în societate prin promovarea excelenței, onestității și responsabilității în sfera publică și profesională.